为了进一步加强学院公共会议室的管理，提高会议室的使用效率，改善会议服务质量，根据目前我院公共会议室和接待室的实际使用情况，作出以下规定：
    一、使用范围
    第一会议室：主要用于党委会和院长办公会。
    第二会议室：主要用于迎接上级机关检查、评估等对外接待和由学院主要领导主持，参会人数在40人以下的重要会议。
    第三会议室：主要用于参会人数在70人以上、120以下的全院性会议。
    第四会议室（阶四）：主要用于全院性或部门组织召开的参会人数在70人以下的会议。
    学术报告厅：主要用于培训、讲座等学术活动和参会人数在120以上、210人以下的全院性会议。
    学院接待室：主要用于学院领导接待来宾或召开小型座谈会使用。
    二、管理和使用规定
    1、学院会议室和接待室原则上按“学院重要活动安排周表”排定的内容进行安排。各单位和部门需借用会议室或接待室的，一般应提前三天到学院办公室登记，学院办公室根据情况统筹安排。
    2、由各单位和部门召开的一般性业务会议，原则上不得借用第一、第二会议室。
    3、使用会议室或接待室的单位或部门应爱护室内设施和环境卫生。未经许可，不得随意张贴、悬挂标语、彩旗，不得将室内物品移至它处。
    4、会议室的多媒体设备由学院办公室专人负责管理，未经许可，任何人不得随意开关和调试。
    5、学院会议室和接待室的日常管理和维护工作由学院办公室负责。
    三、服务规则
    1、因对外接待活动使用会议室或接待室，由党委办公室和学院办公室分别落实茶水供应和相应会务工作。
    2、在学院会议室和接待室召开的各类院内常规性会议（含各种类例会），一般不专门提供茶水及会务服务工作。
    3、各单位和部门借用学院会议室或接待室，会务工作由借用单位自行负责。
    4、各单位和部门在学院会议室或接待室举行座谈会或茶话会需调整桌椅摆放位置及放置水果、点心前，应事先征得学院办公室同意，并于会后恢复原状。
    四、本暂行规定从2007年1月1日起试行，未尽事宜由学院办公室负责协调。

                                   二○○六年十二月二十七日

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